Wie funktioniert der ePendelordner

Gegenüber der herkömmlichen Buchführung via klassischem Pendelordner entfällt bei der digitalen Buchführung via ePendelordner der Zeitaufwand für das Sortieren, die Aufbereitung, das Abheften und für das spätere Umheften der Eingangsbelege und Ausgangsbelege. Auch der Transport des klassischen Pendelordners vom Mandanten zum Steuerberater und zurück entfällt. Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant über größere Entfernungen ist problemlos möglich. Es ist lediglich das Scannen der Belege auf der Mandantenseite notwendig – grundlegende Buchführungskenntnisse, wie diese zum Teil noch bei klassischen Prozessen erforderlich waren, sind keine Voraussetzung mehr. Eine große Erleichterung hat man dann noch, wenn man direkt auch auf elektronische Rechnungen umstellt – dann entfällt auch das Scannen und fast jeder Lieferant freut sich, wenn er Rechnungen elektronisch versenden kann. Lassen Sie sich einfach die Rechnungen als PDF via E-Mail zustellen.

Hier klicken: Benutzerhandbuch des ePendelordners

Funktionsweise
Je nach Funktionsumfang des Scanners scannt der Mandant laufend schnell seine Eingangsrechnungen, seine Bar-Belege und ggfs. sonstigen Dokumente in entsprechende Unterverzeichnisse auf seinem PC oder Netzwerk. Die selbst erstellten Rechnungen legt man direkt dort als PDF ab oder scannt auch diese. Folgende Unterverzeichnisse sollte der Mandant anlegen: „Rechnungs-Eingang“, „Rechnungs-Ausgang“, „Bar-Belege“ und „Sonstiges“. Die erhaltenen eRechnungen legt man ebenfalls in das Unterverzeichnis für Rechnungs-Eingang oder kann diese direkt von seinen Kreditoren an ein vom Steuerberater eingerichtetes spezielles eRechnungs-Mail-Postfach im ePendelordner schicken lassen (siehe Beschreibung weiter unten).

Mindestens einmal wöchentlich (um die Vorgabe der GoBD einzuhalten) wählt der Mandant dann das ePendelordner-Portal an (www.ePendelordner.de) und meldet sich dort mit seinen Zugangsdaten - oder wenn der Zugriff besser geschützt sein soll, mit einem Hochsicherheits-Token an. Im Portal ruft er die Bestückungsseite auf, klickt auf den Aktionsschalter und markiert in seinen lokalen Unterverzeichnissen jeweils die Belege die er heraufladen möchte. In einer Liste kann man diese Belege noch einmal im Portal auf Vollständigkeit prüfen. Man kann sich hier die Belege auch ansehen und ggfs. Dubletten usw. löschen. Ist alles OK, drückt der Mandant die Taste „Dokumente übergeben“ - die Belege sind dann im Archiv unveränderbar festgeschrieben und sind für 10+1 Jahr archiviert. Jeder Beleg erhält bei der Festschreibung eine eindeutige Paginiernummer. Nach der Prüfung und Festschreibung kann der Mandant seine lokalen Verzeichnisse leeren, damit diese für die nächsten Beleg-Scans zur Verfügung stehen. Der Steuerberater lädt sich die neuen Dokumente zur Verbuchung in sein Rechnungswesen-System nach Mandant und Zeitraum eingrenzbar herunter.

Die Belege werden im ePendelordner 10+1 Jahre archiviert (Verlängerung möglich) und die Belege sind jederzeit nach gewissen Suchkriterien im ePendelordner aufrufbar. Die Anforderungen der Betriebsprüfung werden somit voll erfüllt. Über die Paginiernummer ist jederzeit auch die Anforderung der progressiven und retrograden Prüfbarkeit nach GoBD erfüllt.

Hinweise zur Revisionssicherheit
Nach der Definition des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) gilt ein digitales Archivierungssystem dann als revisionssicher, wenn der Anwender elektronische Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und daten-bankgestützt recherchierbar verwalten kann. Die gesetzlichen Vorgaben sind hier u.a. die Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB, die Abgabenordnung §§ 146, 147 AO, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weitere steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben. Da es sich bei diesem ePendelordner um eine reine RZ- bzw. Private-Cloud-basierte Lösung handelt, in die der Anwender selbst nicht eingreifen kann, ist dies unter obigen Bedingungen eine revisionssichere Archivierung.

Hinweise zum Scanner
Es gibt am Markt eine Vielzahl von Dokumentenscannern mit den unterschiedlichsten Funktionen. Flachbett-, Einzugs-, Tisch-, Arbeitsplatz-, Netzwerk-Scanner, Multifunktions-Kopierer mit Scan-Modul usw. können beim ePendelordner eingesetzt werden, da nur vorausgesetzt wird, dass die gescannten Belege in Unterverzeichnissen im lokalen PC bzw. im lokalen Netzwerk zur Verfügung gestellt werden müssen. Es werden vom ePendelordner viele Datei-Typen verwaltet, es empfiehlt sich aber die Belege im PDF oder TIF-Format zu erfassen, da man in diesen Formaten auch Mehrseitendokumente verwalten kann. Es wird vorausgesetzt, dass pro Beleg eine Datei erstellt wird. Sind Belege mehrseitig, müssen die jeweils als eine Datei gescannt werden - hier bieten Scanner die verschiedensten Unterstützungen an: z.B. können durch Aufkleben von Barcodes oder durch das Einlegen von speziellen Trennblättern den Scannern Steuerinformationen zur Trennung mitgegeben werden, um mehrseitige Belege voneinander zu trennen. Andere Scanner bieten die Möglichkeit, mehrseitige Belege autom. mit einer Einzugsvorrichtung einzuziehen und die Belege einfach durch Drücken einer Taste am Scanner zu trennen, so dass pro mehrseitigem Beleg nur eine Datei erzeugt wird. Hier bietet der Markt unzählige Varianten an und der Mandant kann hier unter betriebswirtschaftlichen Erwägungen das Gerät mit dem für ihn optimalen Preis/Leistungsverhältnis einsetzen.

Hinweis zur Scan-Auflösung
Für die digitale Bearbeitung von Belegen reicht eine Auflösung von 200 oder 300 dpi (Punkte pro Inch) in Schwarz-Weiß. Höhere Auflösungen vergrößern exponentiell nur die Dateigröße und verbessern nicht die Erkennung von Belegen an Bildschirmen. Ein Farb-Scan sollte unbedingt vermieden werden, da damit die „bezahlbaren“ Speicherkapazitäten schnell erschöpft sind. Ein Graustufen-Scan hat fast so viel Speicherbedarf wie ein Farb-Scan und sollte ebenfalls vermieden werden. Zum Vergleich: heutige Fax-Geräte arbeiten meistens mit 75 dpi Auflösung im Schwarz-Weiß-Modus und die meisten Belege sind als Fax ja gut lesbar.

Beispiele: Ein durchschnittlicher Rechnungsbeleg im Schwarz-Weiß-Scan mit 300 dpi Auflösung erzeugt pro A4-Seite eine Datei unter 200 kByte – d.h. in einen ePendelordner-Basisspeicher von 1 GByte passen dann ca. 5.000 Belege. Im Farb-Scan ist die ja 11 Jahre zu archivierende Scandatei (!) ca. 7 – 12 Mal größer. Ein Graustufen-Scan kommt auf ca. 80% der Dateigröße eines Farb-Scans – so dass man keinen Graustufen-Scan einstellen sollte. Ist der Scanner falsch eingestellt und man würde z.B. mit 600 dpi und in Vollfarbe scannen, wird die A4 Belegseite eine ca. 30 – bis 50 Mal größere Datei erzeugen.

Stellen Sie jetzt um auf den elektronischen Rechnungsaustausch
Der elektronische Rechnungsaustausch ist einer der wesentlichen Schwerpunkte der heutigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die elektronische Rechnung entfallen Kosten für Papier, für den Druck, für Porto und alle hausinternen Kosten des Papier-Rechnungsdurchlaufs bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. Da viele Unternehmen hausintern schon auf Dokumenten-Management-Systeme und digitale Prozesse umgestellt haben, entfallen hier auch alle Kosten für das erneute Digitalisieren (scannen) der Rechnung. Man rechnet heute mit einem Einsparpotential von ca. 10,00 € bis hin zu 40,00 € im Rechnungswesenprozess, wenn auf die elektronische Rechnung umgestellt wird. Heutige Buchhaltungsprogramme bieten außerdem Buchungsassistenten, die aus digitalisierten Rechnungen automatisch buchungsrelevante Daten erzeugen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch wird dann auch noch die systembedingte Fehlerquote bei OCR-Texterkennungsverfahren von gescannten Belegen vermieden.

Die Großindustrie arbeitet schon seit Jahren zu fast 100% mit dem elektronischen Rechnungsaustausch. Wer an Audi, BMW, Daimler, VW & Co heute etwas liefern möchte wird als Lieferant „ausgelistet“, wenn er nicht deren EDI- oder XML-eRechnungs-Standard einhält. Selbst der kleine regionale Spargel- oder Erdbeer-Bauer darf an REWE, Metro, Lidl, Aldi & Co nur noch Waren mit Rechnungen in speziellen elektronischen Rechnungsaustausch-Formaten liefern. EDI (Electronic Data Interchange) und XML (Extensible Markup Language) sind hier die technischen Grundlagen. Nun ist die Zeit auch bei Kleinstunternehmen und im Mittelstand reif, auf elektronische Rechnungen umzustellen.

In vielen Ländern der Welt ist heute sogar schon der elektronische Rechnungsaustausch für alle Gewerbetreibenden vorgeschrieben – auch verschiedene Staaten der EU haben hierzu schon bindende Gesetze erlassen, um die eRechnung vorzuschreiben. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind alle Staaten der EU bis Ende 2017 verpflichtet, eigene Gesetze für den elektronischen Rechnungsaustausch zu erlassen. Das zuständige Bundesinnenministerium ist z.Zt. dabei eine entspr. Gesetzgebung vorzubereiten. Es ist die klare fiskalische Zielsetzung, dass sich Unternehmen untereinander bis zum Jahr 2020 Rechnungen ausschließlich noch elektronisch zur Verfügung stellen – weil dann auch die digitale Betriebsprüfung der Steuerbehörden effizienter und entlastet wird. Lassen Sie sich jetzt schon alle Rechnungen per PDF via E-Mail zustellen!

Der ePendelordner funktioniert auch mit dem neuen eRechnungs-Format „ZUGFeRD"
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter Federführung des Bundeswirtschaftsministeriums unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch spezifiziert. ZUGFeRD hört sich zwar wie eine eigenbrödlerische, germanische Sonderlösung an, steht aber für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und basiert auf europäisch und international abgestimmten Rechnungsformaten und Deutschland und Frankreich pushen dies gerade europaweit als EU-Norm. Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Lösung und kombiniert einerseits ein allgemein lesbares PDF/A-Dokument der Rechnung und andererseits eine integrierte, standardisierte Rechnungsdatei im XML-Format, die das Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Debitorenname usw. erlaubt, so dass diese in nachgelagerten Prozessen medienbruchfrei automatisch digital weiterverarbeitet werden können.Wenn Sie also die Möglichkeit haben Rechnungen im ZUGFeRD-Format empfangen zu können, stellen Sie sofort hierauf um.

Z.B. die bekannten DATEV-Lösungen wie "DATEV Rechnungswesen" (Dok.-Nr. 1071126), "DATEV Unternehmen online" (DATEV-Dok.-Nr. 1071123), "DATEV DMS classic" (Dok.-Nr. 1071124), "DATEV Digitale Dokumentenablage" (Dok.-Nr. 1071125),  "DATEV-Auftragswesen" (Dok.-Nr. 1071072) sind schon für den Empfang bzw. Versand von Belegen im ZUGFeRD-Format ausgelegt. Die SPECTRUM-Lösung RMS – Rechnungs-Management-System kann empfangene ZUGFeRD-Rechnungen z.B. für das Electronic-Banking verarbeiten und der Faktura-Zusatz kann eRechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen. In fast allen marktbekannten Fakturier-, Warenwirtschafts-, ERP- bzw. DMS-Systemen gibt es heute schon ZUGFeRD-Zusätze, wie z.B. bei Lexware, Sage, Microsoft-Dynamics-NAV (Navision), SAP, Addison, Agenda, Callas-Software, Diamant-Software, FibuData, Gisa, Gotomaxx, SBS-Software, Scopevisio, Seeburger, Simba, Software-Schmiede, HMD, Syska, Ascara-Software, d.velop, Easy-Software, ELO, GS1, SER, DokuWare, IBM/HS-Software (Hamburger-Softwarehaus), Kühn & Weyh, LandData, Materna, Neopost, Steuersoft …. usw. usw..

Natürlich können Sie mit dem ePendelordner sofort auch ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten!

ZUGFeRD ist schön – nur Sie können heute schon mit dem elektronischen Rechnungsaustausch beginnen
Das ZUGFeRD-Format bietet neben der PDF-Rechnung auch sofort einen eingebundenen, maschinell weiterverarbeitbaren XML-Datensatz – Sie können aber schon heute mit einer ganz normalen PDF-Rechnung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch beginnen!

eRechnungs-Mail-Postfach im ePendelordner
Wenn der Mandant eine eigene Internet-Domain hat, teilt er allen Lieferanten seine Mail-Adresse für seine Eingangsrechnungen mit und richtet bei sich einen Account z.B. eingangsrechnung@mustermann-malermeister.de ein und sorgt dafür, dass diese Rechnungs-Mails automatisch mit einer Outlook/Exchange-Regel an ein vom Steuerberater im ePendelordner eingerichtetes Mandanten-Postfach weitergeleitet werden. Der ePendelordner trennt dann die eigentliche Mail (Briefumschlag) von der PDF-eRechnung und überträgt diese automatisch in Eingangsrechnungs-Speicher des ePendelordners. Der Mandant prüft sie dann noch, bevor er sie für 10+1 Jahre festschreibt, archiviert und für die Buchhaltung an den Steuerberater weiterleitet. Hat der Mandant keine eigene Internet-Domain und nutzt z.B. T-Online, GMX, WEB.DE, Googlemail usw. kann ihm der Steuerberater als individuellen Eingangsrechnungs-Account im ePendelordner eine Adresse anbieten, z.B. mustermann-malermeister@my-invoices.de. Der ePendelordner bietet dort einen Auswahl an solchen Domains an, die man frei benutzen kann, z.B. ...@belege.eu, ...@belege.io, ...@my-invoices.de, ...@invoice-mail.de, ...@invoice-cloud.de, @rechnungsweb.de oder @ea-rechnungen.de. Der ePendelordner empfängt dann direkt die eRechnungs-Mails, archiviert diese im ePendelordner und schickt an die T-Online-, GMX-, WEB.DE-, Googlemail-Adresse des Mandanten zur sachlichen, inhaltlichen Rechnungsprüfung und zum Zahlungsausgleich eine Kopie.

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