Der ePendelordner
Beim klassischen „Pendelordner“ heftete der Mandant chronologisch alle seine von ihm selbst erstellten Ausgangsrechnungen, alle seine erhaltenen Eingangsrechnungen, die Kontoauszüge der Banken, die Bar-Belege und ggfs. Zusatzpapiere in einen Aktenordner ab. Der Mandant brachte dann monatlich diesen „Pendelordner“ zu seinem Steuerberater, der daraus nun mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (z.B. DATEV) die monatliche Finanzbuchhaltung mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellte. Einige Wochen später „pendelte“ dieser Aktenordner mit den Belegen zurück zum Mandanten mit einer dazu gehefteten Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Vormonats.
Oft ist diese Auswertung dann aber schon veraltet, überholt und für die finanztechnische Unternehmens-Steuerung des Mandantenbetriebes nicht mehr brauchbar. Aus dem „zurück-gependelten“ Aktenordner musste der Mandant dann noch die Ein- und Ausgangs-Rechnungen und sonstigen Belege wieder ausheften und nochmals in die Hand nehmen, um diese nach seinem eigenen Aufbewahrungsschema für mindestens die nächsten 10 Jahre auffindbar zu archivieren. Oft musste beim Mandanten parallel auch noch eine händische Offene-Posten-Buchhaltung selbst durchgeführt werden (z.B. handschriftlich auf Rechnungskopien), um zeitnah die Geldeingänge sicherzustellen. Auch das Mahnwesen erfolgte, aufgrund der zeitlichen Verzögerung oft händisch durch den Mandanten selbst und nicht automatisch aus der Buchhaltung heraus. Durch diese quasi Doppelbuchhaltung wurden dann auch immer aufwendige Abstimmungen der OPOS-Salden zwischen Mandant und Steuerberater notwendig. Eine richtige Liquiditätsplanung auf Mandantenseite gestaltete sich auch oft als sehr schwierig.
Schon seit einigen Jahren braucht der Steuerberater die Kontoauszüge der Bank eigentlich nicht mehr, da er sich diese im Zeitalter des Electronic-Bankings in digitaler Form direkt von der Bank holt und mit Software-Assistenten automatisch weiterverarbeitet (Kontoauszugs-Manager). Liegen auch die Belege digital vor (z.B. gescannt oder direkt als eRechnungen) kann der Steuerberater mit Buchungsassistenten und OCR- Texterkennungstechniken diese automatisch vorverarbeiten und die gesamte Buchhaltung effizienter gestalten. Der neue ePendelordner hilft dabei den Belegtransfer digital durchzuführen.
Durch den ePendelordner lässt sich nun auch eine „Just-in-Time“-Buchhaltung mit dem Steuerberater realisieren, denn die Belege werden täglich/wöchentlich an den Steuerberater einfach elektronisch übermittelt und dieser kann bei effektiverer Arbeitsverteilung schneller dem Mandanten die relevanten Daten zur Unternehmenssteuerung bereitstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung bei kleinen und mittleren Betrieben, bei der Zunahme an elektronischen Rechnungen und vor allem die geänderten gesetzlichen Vorschriften (z.B. GoBD) verlangen hier heute neue Wege, der elektronische Pendelordner, der „ePendelordner“ ist hier eine praktikable, einfach zu handhabende und kostengünstige Lösung.