Geänderte, gesetzliche Vorschriften
Für die „laufende Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen“, wie die GoBD es nennen, gibt sie jetzt konkrete Fristen von max. 8 bzw. 10 Tagen vor – so dass ein monatliches reines Belegsammeln wie beim klassischen „Pendelordner“ in Aktenform nicht mehr ausreicht und bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörde ggfs. das Verwerfen der kompletten Buchhaltung und stattdessen eine Steuerschätzung zur Folge haben kann. Auch das reine Abheften von Belegen und eine spätere Verbuchung erfüllt nicht mehr die Vorschriften der sofortigen Belegsicherung.
Die GoBD verlangen auch eine Kontierung auf den Belegen, um die Anforderung der sogenannten progressiven und retrograden Prüfbarkeit sicherzustellen (Erklärung dieser beiden Begriffe finden Sie im nachfolgenden Text). Diese erheblichen Aufwendungen zur Kontierung auf jeden Beleg kann man nur dadurch reduzieren, indem man einfach im Buchhaltungssystem jede Buchung direkt mit der digitalisierten Rechnung elektronisch verknüpft (verlinkt). Dies erleichtert auch die Erstellung des Jahresabschlusses und die Betriebsprüfung, denn man hat sofort im Buchhaltungssystem per Fingertip jeden Beleg im Zugriff. Voraussetzung hierzu ist aber, dass jede Rechnung digital beim Steuerberater vorliegen muss - gescannt oder besser direkt als eRechnung.
Bereits seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 können Rechnungen heute einfach, unkompliziert und kostengünstig elektronisch verschickt werden - z.B. als PDF im eMail-Anhang ohne jegliche spezielle Anforderungen! Immer mehr Unternehmen steigen daher auf die eRechnung um, die meisten heutigen Fakturier- und Warenwirtschaftssysteme haben den eRechnungs-Versand via E-Mail schon inkludiert. Der Versand einer eRechnung ist einfacher, schneller, praktikabler und man spart auch noch das Couvertieren und das Porto. Steigen Sie jetzt auch direkt auf die elektronische Rechnung um!
Die neuen GoBD konkretisieren u.a., dass eRechnungen unveränderbar, sicher, einfach auffindbar und elektronisch archiviert werden müssen. Da heutzutage so gut wie jeder Betrieb schon eRechnungen erhält, braucht er hierzu ein elektronisches eRechnungs-Archiv.
Zwei Rechnungsablagen nebeneinander machen keinen Sinn: Würde man nun Papierrechnungen und eRechnungen unterschiedlich verwalten, würde man sicherlich den Überblick verlieren – also sollte man Papierrechnungen (solange es die noch gibt) digitalisieren und zusammen mit den eRechnungen in einem einheitlichen elektronischen System verwalten.
Viele Mandanten scheuen aber noch den Scan-Aufwand - obwohl der oft geringer ist, als das bisher praktizierte manuelle Papierbeleg-Ab- & -Umheften. Wenn man jetzt einfach einmal alle seine Lieferanten anschreibt und bittet, man möge doch zukünftig die Rechnungen nicht mehr per Post in Papierform sondern elektronisch als PDF per Mail-Anhang an ein eigens eingerichtetes eRechnungs-Postfach wie z.B. an eingangsrechnung@mustermann.de schicken, dann wird man sich wundern, warum man das noch nicht schon viel früher gemacht hat, denn schon nach wenigen Tagen erhält man 60%, 70% bis zu 90% der Eingangsrechnungen nur noch elektronisch und es erübrigen sich somit alle Scan-Vorgänge. Der Markt wartet geradezu auf die Umstellung auf die eRechnung!